Fulfillment là gì? Quy trình hoạt động của Fulfillment

Hiện nay việc bán hàng xuyên biên giới đang trở nên phổ biến, Fulfillment đóng vai trò quan trọng trọng việc cung cấp chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên liệu bạn đã hiểu rõ Fulfillment là gì và quá trì này hoạt động như thế nào chưa? Qua bài viết này Merchize sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về Fulfillment và quá trình từ khi hàng hóa được lưu kho đến khi chúng được giao tới tay khách hàng với sự tham gia của nhiều bên khác nhau gồm có nhà cung cấp, kho hàng đến đơn vị vận chuyển.

Fulfillment là gì?

Fulfillment là một thuật ngữ tiếng Anh có nghĩa là “hoàn thành", “thực hiện" trong ngữ cảnh thương mại điện tử. Cụ thể, Fulfillment là quá trình bắt đầu từ khi hàng hóa được lưu kho, vận chuyển cho đến khi được giao tới tay người mua.  Quá trình có sự tham gia của nhiều bên, từ nhà cung cấp, kho hàng và đơn vị vận chuyển. 

Dịch vụ fulfillment có thể hiểu là dịch hoàn tất đơn hàng hoặc dịch vụ hậu cần kho vận. Đơn vị fulfillment sẽ thay thế doanh nghiệp quản lý kho, xử lý và vận chuyển đơn hàng. 

Các công ty quy mô lớn thường có đủ nguồn lực để xử lý toàn bộ quá trình fulfillment. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp nhỏ và các cửa hàng online, thường sẽ phải sử dụng dịch vụ từ bên thứ ba để giảm thiểu chi phí và đảm bảo quá trình phân phối diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Quy trình fulfillment hoạt động như thế nào?

Giả thích một cách ngắn gọn, quy trình fulfillment sẽ bao gồm các bước như sau:

• Nhập và lưu kho hàng hóa
• Tiếp nhận đơn hàng từ người bán 
• Xử lý đơn hàng, đóng gói hàng hóa
• Gửi hàng đến đơn vị vận chuyển
• Thông báo cho người mua trong quá trình vận chuyển
• Thu tiền từ khách (với trường hợp trả sau)
• Xử lý các vấn đề về vận chuyển cũng như chịu trách nhiệm đổi trả hàng
• Cập nhật dữ liệu hàng hóa trong kho

Tại sao nên sử dụng dịch vụ fulfillment?

Nhờ sự phát triển của internet và nhu cầu mua sắm trực tuyến tăng cao, mô hình thương mại điện tử ngày càng mở rộng và được yêu thích, kéo theo sự phát triển của các giải pháp thương mại điện tử như dịch vụ fulfillment. 

Theo thống kê của GlobeNewsWire, quy mô thị trường dịch vụ fulfillment ước tính sẽ đạt 168.72 tỷ đô vào năm 2020, tương đương với tốc độ tăng trưởng CAGR 10% từ 2021 đến 2028 . Đặc biệt với những thị trường lớn như Bắc Mỹ và châu Âu với, nhu cầu mua sắm online là vô cùng lớn. Sự mở cửa của thị trường mở ra vô vàn cơ hội để kinh doanh xuyên biên giới. Đây chính là thời cơ để người Việt có thể tiến ra thị trường quốc tế và thu về nguồn lợi khổng lồ. 

1. Giảm chi phí kho bãi

Lợi thế lớn nhất của dịch vụ fulfillment chính là việc người bán không cần thuê kho bãi để lưu trữ hàng hóa cũng như không cần thuê nhân lực để quản lý kho bãi. Giảm thiểu những chi phí này sẽ giúp giảm tải chi phí vận hành của doanh nghiệp. Công ty dịch vụ fulfillment có đủ nguồn lực để đầu tư công nghệ, quản lý, và đưa ra những biện pháp tối ưu để giảm thiểu chi phí duy trì kho bãi. 

2. Tiết kiệm công sức và thời gian: 

Khi sử dụng dịch vụ từ các công ty fulfillment, bạn sẽ không phải tự mình quản lý hoặc tốn tiền thuê nhân sự để hoàn tất đơn hàng. 

Quá trình hoàn tất đơn hàng hay quản lý tồn kho, đặc biệt với một lượng đơn hàng lớn, rất phức tạp. Nếu không có kinh nghiệm, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn để đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh gọn và hiệu quả. Dịch vụ từ công ty fulfillment chính là một giải pháp giúp tiết kiệm công sức và thời gian. Thay vì bù đầu với việc quản lý đơn hàng, bạn có thể dành thời gian để đầu tư vào việc xây dựng chiến lược kinh doanh, quảng bá sản phẩm và tăng doanh số bán hàng. 

3. Đảm bảo sự hài lòng của người mua hàng

Sự hài lòng của khách hàng không chỉ đến từ chất lượng của sản phẩm mà còn phụ thuộc nhiều vào quá trình hoàn tất đơn hàng, thời gian vận chuyển và chi phí vận chuyển.  

Theo nghiên cứu mới nhất của Baymard, 48% người mua sắm nói rằng chi phí phụ cao, bao gồm phí ship, thuế, vân vân, là lý do khiến họ bỏ giỏ hàng và không hoàn tất thanh toán. Ngoài ra, 27% người tham gian khảo sát cũng đồng ý rằng thời gian ship lâu là một nguyên nhân dẫn đến quyết định trên. 

Tin tốt là những yếu tố này đều sẽ được tối ưu nhờ dịch vụ fulfillment. Các công ty dịch vụ hoàn tất đơn hàng thường là đối tác với các công ty vận chuyển lớn như DHL, UPS, USPS và nhận được nhiều ưu đãi và giá cả tốt hơn. Bạn sẽ gián tiếp được hưởng lợi từ những ưu đãi này và tối ưu chi phí vận chuyển. 

Các công ty fulfillment cũng sở hữu hệ thống kho và trung tâm fulfillment nằm ở nhiều quốc gia, điều mà nếu bạn khó có thể làm được nếu tự mình xử lý đơn hàng. Đây là một lợi thế giúp rút ngắn khoảng cách và thời gian vận chuyển, nhờ đó tiết kiệm chi phí. Khách hàng sẽ hài lòng hơn với thời gian ship nhanh và chi phí thấp. 

Dịch vụ fulfillment cũng đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp cao. Điều này sẽ trực tiếp cải thiện sự hài lòng của khách hàng. 

4. Mở rộng kinh doanh xuyên biên giới (cross-border e-commerce)

Theo số liệu của Statista, thị trường thương mại điện tử xuyên biên giới dự kiến sẽ chiến 22% tổng giá trị của thị trường thương mại điện tử . Báo cáo của Invesp cũng cho thấy 35% người tiêu dùng mua sắm từ website nước ngoài, tăng hơn so với con số 26% vào năm 2014.

Những số liệu cho thấy thương mại xuyên biên giới đang là xu hướng trên thị trường thương mại điện tử. Dịch vụ fulfillment chính là chìa khóa mở ra cơ hội để các doanh nghiệp vươn ra thị trường quốc tế.

Với việc kinh doanh thương mại điện tử xuyên biên giới, vấn đề quản lý chuỗi cung ứng, vận chuyển là cản trở lớn nhất với những doanh nghiệp nhỏ, các cửa hàng kinh doanh trực tuyến. Nhờ có dịch vụ fulfillment, các doanh nghiệp có thể dễ dàng phân phối hàng hóa đến những quốc gia khác, mở rộng kinh doanh. 

Các loại hình fulfillment phổ biến 

Tùy vào loại hình và quy mô kinh doanh, người bán và chủ sở hữu doanh nghiệp có thể lựa chọn phương loại hình fulfillment phù hợp nhất để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển kịp thời đến tay người mua.

1. In-house fulfillment

In-house fulfillment (cũng có thể gọi là self-fulfillment) nghĩa là công ty và doanh nghiệp sẽ trực tiếp xử lý lưu kho, hoàn tất đơn hàng, cũng như giải quyết các vấn đề về tồn kho. Hình thức này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp và công ty có quy mô lớn vì nó sẽ đòi hỏi những điều kiện như sau:

• Có kho bãi riêng và có thể thuê nhân công để quản lý và xử lý đơn hàng. Quản lý kho bãi và hàng trong kho không phải là một công việc dễ dàng. Nó đòi hỏi một quy trình chuyên nghiệp để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển và phân phối một các hợp lý, nhanh gọn.
• Công ty hoặc cửa hàng online vừa mới, chưa có nhiều đơn hàng. Khi lượng đơn hàng chưa nhiều, công ty quy và cửa hàng quy mô nhỏ hoàn toàn có thể tự mình xử lý đơn hàng. Tuy nhiên, khi lượng đơn tăng lên và quy mô kinh doanh mở rộng, rất khó để họ duy trì quá trình hoàn tất đơn hàng một cách ổn định.

2. Outsourced fulfillment 

Ngược lại với in house fulfillment là outsourced fulfillment. Thay vì tự mình xử lý đơn hàng, người bán sẽ sử dụng dịch vụ từ công ty bên ngoài để họ xử lý toàn bộ quá trình liên quan đơn hàng, từ việc lấy hàng, nhập kho, xử lý đơn hàng, giao hàng và thu tiền hộ người bán. 

Công ty dịch vụ fulfillment sẽ chịu trách nhiệm nếu như xảy ra sự cố hay lỗi phát sinh trong quá trình xử lý và giao đơn hàng. 

Ưu điểm của hình thức này là người kinh doanh có thể giảm thiểu chi phí thuê kho bãi, nhân công và những chi phí liên quan. Ngoài ra, giải pháp này cũng giảm bớt khối lượng công việc từ phía người bán hàng. Với chuyên môn cũng như hệ thống chuyên nghiệp, các công ty fulfillment cũng có thể giúp bạn hạn chế tối đa những sai sót xảy ra trong quá trình xử lý và giao hàng. 

3. Dropshipping

Dropshipping là một hình thức fulfillment rất phổ biến những năm gần đây. Khác với hình thức fulfillment truyền thống, người bán dropshipping không sở hữu hàng hóa. Họ đóng vai trò như một bên thứ ba giữa khách hàng cuối và nhà sản xuất. Công việc họ cần làm là quảng bá sản phẩm thật tốt, kiếm đơn hàng và nhà cung cấp sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm xử lý đơn hàng và gửi hàng đến tay người mua. 

Dropshipping là một lựa chọn phổ biến với những người làm thương mại điện tử. Ưu điểm của dropshipping là nó không yêu cần một nguồn vốn lớn để có thể mua và lưu trữ hàng hóa trước khi bán lại cho người mua. Người bán sẽ không phải lo lắng vấn đề hàng tồn kho vì bạn không sử hữu hàng hóa mà chỉ đóng vai trò trung gian. Mô hình này cũng cho phép người bán có thể đa dạng hóa mặt hàng trong cửa hàng.

Người bán dropshipping có thể kinh doanh thông qua website của họ, hoặc qua những trang thương mại điện tử lớn như Amazon, eBay, Aliexpress. Hay ở Việt Nam, các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, Tiki.