Contents
Nếu bạn kinh doanh trong ngành thương mại điện tử thì việc gửi nhiều đơn hàng đến khắp nơi trên thế giới là một công việc quen thuộc đối với bạn. Và chắc hẳn rằng bạn có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát quá trình giao hàng và theo dõi tình trạng đơn hàng. Do đó, việc hiểu biết về mã Tracking Number là cực kỳ quan trọng.
Trong bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tracking number, vai trò cũng như cách để theo dõi trạng thái đơn hàng một cách hiệu quả.
Tracking number là gì?
Tracking number hay còn gọi là mã theo dõi là một chuỗi ký tự đặc biệt được in trên bao bì của các đơn hàng hoặc kiện hàng của các đơn vị vận chuyển như DHL, FedEx, UPS hoặc bưu điện quốc gia. Mã này cho phép người gửi và người nhận có thể theo dõi quá trình vận chuyển của gói hàng. Tương tự như các mã vạch khác, loại mã này có thể quét bằng máy đọc mã vạch hoặc quan sát trực tiếp bằng mắt thường.
Ngoài ra, tracking number là thông tin quan trọng trên nhãn vận chuyển, đặc biệt trong mua sắm trực tuyến giúp người bán và người mua kiểm tra trạng thái đơn hàng qua email, SMS hoặc các cổng thông tin trực tuyến. Định dạng của số theo dõi thay đổi tùy theo dịch vụ, ví dụ USPS có thể sử dụng chuỗi 20 chữ số, trong khi dịch vụ chuyển phát nhanh thường dùng chuỗi 22 chữ số. Ngoài trạng thái cơ bản, một số dịch vụ cung cấp thông tin nâng cao như xác nhận giao hàng hoặc bằng chứng giao hàng, mang lại sự tiện lợi và minh bạch trong quá trình vận chuyển.
Hướng dẫn cách theo dõi đơn hàng
Theo dõi đơn hàng là quá trình giám sát và theo dõi các đơn hàng được đặt trực tuyến và cung cấp thông tin cập nhập trạng thái đơn hàng theo thời gian thực cho khách hàng. Nó giúp khách hàng biết chính xác đơn hàng của họ đang ở đâu, khi nào họ nên mong đợi nó và có bị chậm trễ hay không. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách theo dõi tracking đơn hàng một cách hiệu quả nên chúng tôi hướng dẫn các bước cơ bản dưới đây để giúp bạn hiểu rõ từng bước và các trạng thái cụ thể để kiểm tra đơn hàng dễ dàng nhất.
Làm thế nào để lấy mã Tracking number của một đơn hàng?
Tracking number là mã số theo dõi được cung cấp bởi đơn vị vận chuyển hoặc người bán cho phép bạn kiểm tra vị trí và trạng thái của đơn hàng. Mã này thường được gửi qua email, SMS, hoặc hiển thị trên hệ thống quản lý đơn hàng trực tuyến của người bán. Tracking number thường là dạng chữ số hoặc cả chữ và số tùy thuộc theo định dạng của từng đơn vị vận chuyển.
Để tìm Tracking number bạn có thể làm theo các bước dưới đây:
- Kiểm tra email hoặc tin nhắn xác nhận từ đơn vị bán hàng.
- Tra cứu thông qua tài khoản của bạn trên website/app mua hàng.
- Tìm trên biên lai hoặc hóa đơn vận chuyển kèm gói hàng.
Làm sao để biết Tracking number thuộc về hãng vận chuyển nào?
Sau khi nhận được tracking number bạn có thể xác định hãng vận chuyển bằng cách dựa vào tiền tố đặc trưng của mỗi hãng. Các hãng vận chuyển thường tuân theo tiêu chuẩn chung, trong đó mỗi hãng sẽ có một tiền tố riêng nằm ở đầu số theo dõi. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến:
- UPS: Số theo dõi thường bắt đầu bằng “1Z".
- FedEx: Số theo dõi thường bắt đầu bằng “9".
- DHL Express:
-
- Các gói hàng quốc tế thường bắt đầu bằng “JD".
- Các gói hàng nội địa thường bắt đầu bằng “GM".
-
- Yunexpress: Tracking number thường bắt đầu bằng “YT”
- Yanwwen: Số theo dõi thường bắt đầu bằng kí tự “UJ”
- JS: Số theo dõi thường bắt đầu bằng “JS”
Nếu bạn có số theo dõi và không chắc chắn về hãng vận chuyển đó, bạn có thể tra cứu tiền tố của hãng vận chuyển trực tuyến hoặc liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng của hãng vận chuyển để được hỗ trợ. Điều đó sẽ cho phép bạn theo dõi tiến trình giao hàng của gói hàng và nhận thông tin cập nhật về trạng thái của gói hàng.
Điều quan trọng cần lưu ý là một số hãng vận chuyển có thể hỗ trợ các gói hàng trong nước và quốc tế, vì vậy hãy kiểm tra định dạng số theo dõi cụ thể của hãng vận chuyển để xác định loại lô hàng.
Cách kiểm tra trạng thái đơn hàng qua Tracking number
Sau khi xác định được mã tracking number và đơn vị vận chuyển bạn có thể kiểm tra trạng thái đơn hàng một cách dễ dàng.
- Đầu tiên bạn cần truy cập vào trang web hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển như DHL, FedEx, UPS, hoặc bưu điện (VNPost, EMS).
- Dán hoặc nhập tracking number vào thanh tìm kiếm trên trang theo dõi đơn hàng.
- Nhấn nút “Tra cứu" hoặc “Track" để xem thông tin.
- Hệ thống sẽ hiển thị các trạng thái của đơn hàng, từ lúc được gửi đi, đang vận chuyển, đến khi được giao.
Nếu bạn không có quyền truy cập internet, bạn cũng có thể gọi đến số dịch vụ khách hàng của công ty chuyển phát nhanh hoặc công ty vận chuyển và cung cấp cho họ số theo dõi. Họ sẽ có thể cung cấp cho bạn trạng thái hiện tại của gói hàng và thời gian giao hàng ước tính.
Các trạng thái đơn hàng phổ biến và ý nghĩa
Order status – Trạng thái đơn hàng
Trạng thái đơn hàng phản ánh tình trạng sử lý đơn hàng của bạn trong quá trình mua bán. Các trạng thái cơ bản gồm:
- New / Open: Đơn hàng đã được tạo, chờ xử lý.
- Processing: Đơn hàng đang được xử lý hoặc chuẩn bị đóng gói.
- Shipped: Đơn hàng đã được giao cho đơn vị vận chuyển.
- Completed: Đơn hàng đã được giao thành công đến người nhận.
- Cancelled: Đơn hàng bị hủy, có thể do yêu cầu của khách hàng hoặc vấn đề từ hệ thống.
Payment status – Trạng thái thanh toán
Trạng thái thanh toán cho biết quá trình xử lý của các khoản thanh toán liên quan đến đơn hàng:
- Pending: Thanh toán chưa hoàn tất, đang chờ xử lý.
- Authorized: Thanh toán đã được duyệt nhưng chưa rút tiền.
- Paid: Thanh toán đã hoàn tất thành công.
- Refunded: Khoản thanh toán đã được hoàn trả cho người mua.
- Unpaid: Thanh toán thất bại hoặc chưa thực hiện.
- Overdue: Thanh toán bị trễ hạn.
Fulfillment status – Trạng thái thực hiện đơn hàng
Trạng thái này liên quan đến việc chuẩn bị và vận chuyển đơn hàng:
- Fulfilled: Đơn hàng đã được giao hoặc hoàn tất xử lý.
- Unfulfilled: Đơn hàng chưa được xử lý hoặc giao hàng.
- Partially fulfilled: Một phần đơn hàng đã được gửi đi, phần còn lại đang chờ xử lý.
- Scheduled: Đơn hàng đã được lên lịch vận chuyển.
- On hold: Đơn hàng bị tạm dừng do một số vấn đề cần giải quyết.
Return status – Trạng thái hoàn hàng
Nếu bạn yêu cầu trả hàng, trạng thái này sẽ giúp bạn theo dõi:
- Return requested: Đã gửi yêu cầu hoàn hàng, đang chờ xử lý.
- Return in progress: Quá trình hoàn hàng đang diễn ra.
- Returned: Sản phẩm đã được trả lại thành công và hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm.
Vì sao cần tracking number khi kinh doanh trực tuyến?
Trong khi kinh doanh trực tiếp người bán chỉ cần trao tận tay sản phẩm cho người mua thì kinh doanh trực tuyến lại phải qua một đơn vị vận chuyển trung gian. Vì vậy, tracking number đóng vai trò quan trọng đối với cả người bán và người mua.
Đối với đơn vị vận chuyển:
Mã tracking number giúp họ theo dõi và quản lý quá trình vận chuyển đơn hàng từ khi gửi đi cho đến khi nhận. Ngoài ra, mã này còn giúp cung cấp thông tin chi tiết như xác nhận giao hàng hoặc bằng chứng giao hàng, tạo sự minh bạch và tăng uy tín cho đơn vị vận chuyển đối với người bán và người mua.
Đối với người bán và người mua:
Đầu tiên, tracking number giúp người bán và người mua theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng theo thời gian thực từ lúc xuất kho đến khi gói hàng được giao tận tay khách hàng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc hàng hóa và cung cấp thông tin rõ ràng khi có sự cố xảy ra.
Thứ hai, mã tracking là công cụ hữu dụng trong việc xây dựng lòng tin với khách hàng. Hãy thử tưởng tượng khi bạn mua sắm online sau khi thanh toán nhận được mã tracking để theo dõi chính xác vị trí đơn hàng, bạn sẽ cảm thấy yên tâm hơn rất nhiều, đặc biệt trong các giao dịch trực tuyến mà thời gian giao hàng kéo dài.
Cuối cùng, tracking number hỗ trợ người bán trong việc quản lý hiệu quả. Nó giúp theo dõi các lô hàng, xử lý yêu cầu hoàn tiền hoặc đổi trả nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
Các trạng thái đơn hàng dễ bị hiểu lầm
Việc hiểu đúng các trạng thái đơn hàng là rất quan trọng để bạn có thể quản lý đơn hàng hiệu quả cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là những trạng thái đơn hàng dễ gây hiểu lầm cùng với giải thích chi tiết để bạn dễ dàng theo dõi và xử lý.
| Trạng thái | Mô tả | Cách xử lý |
| MIS-SENT / MIS-SHIPPED (Gửi nhầm hàng) | Gói hàng bị gửi nhầm đến địa chỉ hoặc trung tâm phân phối . | Gói hàng sẽ được chuyển hướng trong vài ngày. Nếu không nhận được hàng hãy liên hệ bưu điện địa phương để kiểm tra qua mã theo dõi. |
| DELAYED (Trễ giao hàng) | Gói hàng giao trễ hơn dự kiến do sự cố không mong muốn. | Chờ đợi thêm, gói hàng vẫn đang trên đường vận chuyển. |
| RECEPTACLE BLOCKED/FULL (Hộp chứa bị chặn/đầy) | Hộp chứa hàng bị chặn hoặc đầy khiến hàng không thể giao được. | USPS sẽ thử giao lại vào ngày sau. Nếu tình trạng kéo dài hãy liên hệ bưu điện để nhận hàng. |
| DELIVERY ATTEMPTED – NO ACCESS TO THE DELIVERY LOCATION (Không thể tiếp cận địa điểm giao hàng) | Shipper không thể giao hàng do không tiếp cận được địa điểm giao. | Họ sẽ thử giao lại. Nếu không nhận hàng sau 24 giờ, liên hệ bưu điện để kiểm tra hoặc nhận hàng trực tiếp. |
| EXCEPTION (Sự cố trong quá trình giao hàng) | Gói hàng gặp sự cố như địa chỉ sai, hàng hóa hỏng, hoặc thiếu chữ ký. | Liên hệ bưu điện để kiểm tra và giải quyết nhanh chóng. |
| FORWARDED (Chuyển tiếp đến địa chỉ mới) | Gói hàng được chuyển đến địa chỉ mới do hướng dẫn vận chuyển không chính xác hoặc địa chỉ/ZIP Code sai. | Liên hệ bưu điện để cập nhật địa chỉ trước khi gói hàng bị trả lại. |
| FORWARD EXPIRED (Hết hạn chuyển tiếp) | Gói hàng ở trạng thái “FORWARDED" quá 45 ngày mà không có phản hồi từ người nhận, nên gói bị trả lại người gửi. | Phản hồi sớm khi có thay đổi địa chỉ để tránh hàng bị trả lại. |
| NOTICE LEFT (Đã để lại thông báo) | Shipper không thể giao hàng và gói hàng được chuyển đến bưu điện để chờ nhận. | Liên hệ bưu điện địa phương để nhận hàng. |
| DELIVERY STATUS NOT UPDATED (Chưa cập nhật trạng thái giao hàng) | Gói hàng đã đến nhưng chưa được xử lý để giao hoặc trạng thái theo dõi chưa cập nhật. | Sau 24 giờ mà không có cập nhật, liên hệ bưu điện để kiểm tra và nhận hàng. |
Chúng tôi hy vọng sau khi đọc bài viết này bạn sẽ hiểu được về khái niệm và vai trò của Tracking number cũng như cách sử dụng mã này để theo dõi trạng thái đơn hàng của bạn một cách hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với Merchize để được giải đáp một cách nhanh nhất và đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi để tìm hiểu các kiến thức hữu ích về thương mại điện tử và print on demand!
